Dai contratti allo smart-working: vademecum antivirus per aziende

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Il coronavirus sta ponendo alle aziende problemi legali e nuove sfide aziendali. Pwc ha messo a punto una guida per orientarsi. Ricordando che la parola d’ordine è: agire rapidamente

Il coronavirus sta mettendo a dura prova le imprese, che da mesi risentono delle misure di prevenzione e contenimento del contagio messe in atto dalla Cina, prima, e dell’Italia e dal resto d’Europa, poi. E così imprenditori e manager si trovano a dover fare i conti con significativi problemi legali e nuove sfide aziendali. Dalla gestione dei contratti, passando per l’M&A e i viaggi di lavoro, fino allo smart working, PwC ha messo a punto una guida per non lasciarsi contagiare.

Gestione dei contratti aziendali. Secondo gli esperti Pwc, i contratti esistenti dovrebbero essere rivisti con particolare attenzione ai diritti di modifica, di rinnovo e di risoluzione. Potrebbero infatti verificarsi situazioni in cui le aziende o le controparti riscontrino che l’interruzione della catena di fornitura abbia impedito, ad esempio, l’adempimento di obblighi legali previsti. In tal caso, potrebbe essere necessario esaminare se vi sono diritti di recesso o se esiste la possibilità di appellarsi alle disposizioni di forza maggiore. Le clausole di forza maggiore nei contratti possono essere redatte in modo generale e, in caso di controversia, possono essere interpretate in base alla legge applicabile al contratto.

Se la controparte non è in grado di adempiere ai termini del contratto, è consigliabile trovare soluzioni per mitigare la perdita. Nel caso appena citato, ad esempio, bisognerebbe provare a cercare una controparte alternativa, al fine garantire la continuità nella catena di approvvigionamento. In caso di controversia invece, i tribunali si aspettano generalmente che il denunciante adotti provvedimenti per ridurre i danni che potrebbero subire a seguito della mancanza di adempimento della controparte.

Quando si negoziano nuovi contratti, è possibile valutare in che modo il virus COVID-19 potrebbe influire sugli obblighi delle parti e includere la lingua pertinente per far fronte a questo, considerando diversi scenari. Ad esempio, se le banche o i mercati dei cambi si chiudessero inaspettatamente, ciò potrebbe avere un impatto sul calcolo dei ‘giorni lavorativi’ e sui tempi di esecuzione dei contratti o dei documenti finanziari.

M&A. I contratti di vendita e acquisto tipici contengono il termine ‘effetto negativo materiale’ o ‘cambiamento negativo materiale’ (definita MAC clauses). Ciò, sottolineano gli esperti Pwc, può essere definito come condizione di chiusura della transazione o può essere considerato come una qualifica di determinate dichiarazioni e garanzie o persino un evento di inadempienza. Poiché le clausole MAC possono variare a seconda dei contratti, la questione se le interruzioni dell’attività causate dal virus Covid-19 costituiranno un cambiamento avverso sostanziale o meno dipenderà dalla definizione del termine nel relativo accordo. Il più delle volte quest’ultimo è redatto in modo piuttosto esteso e può essere innescato da un effetto sfavorevole sostanziale nelle condizioni finanziarie complessive di una delle parti, nelle sue attività e/o prospettive. Se un acquirente desidera abbandonare unilateralmente un accordo basandosi sulla clausola MAC, sarebbe importante rivederne attentamente la definizione per valutare se sia possibile applicare la clausola MAC o meno. Se invece risulta che la MAC non sia applicabile, l’acquirente potrebbe essere ritenuto responsabile per la violazione del contratto invocando erroneamente la clausola MAC.

Gestione dei dipendenti. PwC ricorda innanzitutto che i datori di lavoro hanno il dovere, per legge, di fornire un luogo di lavoro sicuro: devono quindi attuare misure per prendersi cura dei propri dipendenti in modo ragionevole. Le norme impongono di attuare, per quanto ragionevolmente fattibili, le misure necessarie per garantire la sicurezza e la salute dei dipendenti sul luogo di lavoro e la violazione delle disposizioni della legge potrebbe costituire un reato.

A questo proposito, PwC fa un esempio molto utile: i partner tripartiti dello stato di Singapore che ha dovuto affrontare la medesima crisi ovvero il ministero dei Lavoratori, il Congresso Nazionale dei Sindacati e la Federazione Nazionale dei Datori di Lavoro hanno infatti fornito una consulenza generale ai datori di lavoro in merito alle misure da ritenersi appropriate sul posto di lavoro che i datori dovrebbero adottare per continuare a gestire le loro attività minimizzando i rischi di diffusione della del virus nella comunità.

Ecco cosa includono le misure consigliate

Piani di continuità operativa: i datori di lavoro devono essere preparati riguardo i Piani di continuità operativa e possono fare riferimento alla Guida sulla pianificazione della continuità operativa pubblicata da “Enterprise Singapore“ il 7 febbraio 2020;
Accordi tra team divisi: segregazione fisica dei team di dipendenti per evitare il rischio di infezione tra di essi;
Accordi di lavoro flessibili: laddove il personale di supporto non è tenuto a trovarsi in ufficio, i datori di lavoro sono incoraggiati a consentire loro di lavorare da casa o di implementare accordi di gruppo divisi;
Misurazione della temperatura: a seconda della natura dell’azienda e dell’ambiente, i datori di lavoro possono prendere in considerazione l’introduzione di misure per controllare e registrare l’accesso dei visitatori/clienti nei loro luoghi di lavoro e implementare la misurazione della temperatura ove necessario;
Annullamento o differimento di eventi non essenziali su larga scala: se necessario, implementare precauzioni come la misurazione della temperatura e mantenere un elenco dei dettagli dei partecipanti;

Pertanto, gli esperti Pwc sottolineano come i datori di lavoro dovrebbero intensificare la preparazione e l’implementazione dei Piani di continuità operativa e attuare le misure necessarie per adempiere ai propri doveri al fine di garantire la sicurezza e la salute dei dipendenti sul lavoro.

Viaggi di lavoro. I datori di lavoro possono essere ritenuti responsabili per i danni subiti dai dipendenti nel corso delle loro mansioni lavorative. Prima di lasciare che i dipendenti vadano in viaggio d’affari in Paesi con un elevato numero di casi segnalati di infezioni, è necessario effettuare una valutazione della situazione in evoluzione e dei potenziali rischi correlati ad essa. Un dipendente cui viene dato il permesso da un datore di lavoro di recarsi in aree ad alto rischio e che successivamente contrae il virus può avvalersi della facoltà di prendere provvedimenti a discapito del suo datore di lavoro. Pertanto, a detta degli esperti, sarebbe prudente analizzare di volta in volta lo scopo delle trasferte di lavoro nell’area interessata, eventuali comunicati sfavorevoli ai viaggi emessi in relazione all’area, i dettagli delle misure precauzionali da adottare per il viaggio ed anche la disposizione di mezzi per evacuare i dipendenti in caso di emergenza.

Alcuni datori di lavoro potrebbero aver stipulato un’assicurazione che copre il rischio di responsabilità per violazione del dovere di diligenza del datore di lavoro. Può essere utile verificare la polizza assicurativa e accertare se la polizza copra o meno i danni subiti da un dipendente, a causa dell’infezione da virus Covid-19 contratta durante il viaggio d’affari.

Operatività in smart working. Dal 22 febbraio la maggior parte delle grandi imprese del terziario a Milano hanno adottato prassi di Smart working per consentire la continuità operativa in ottemperanza ai piani di Contigency Plan addottati in casi di emergenza, come per il caso del Covid-19. Hanno funzionato, per la maggior parte hanno retto seppure in alcuni casi, soprattutto nel mondo finanziario, l’operatività sui mercati con strumenti e l’uso di applicativi che consento la gestione dell’operatività, e la loro connessione, non sono stati gestibili da remoto e per tanto in alcuni casi lo smart working non è stato applicabile. E’ stato questo il primo vero caso in cui si sono adottate le politiche di Contingency Plan e forse, secondo gli esperti Pwc, sarebbe opportuno rivederle alla luce di cosa ha veramente funzionato e di cosa andrebbe adeguato e rivisto.

Alla luce di tuto questo, gli esperti chiudono quindi con un consiglio: “Si consiglia alle imprese di reagire rapidamente e di essere proattive nell’elaborazione di un piano d’azione per affrontare potenziali problemi relativi ai rischi legali e alla gestione dei dipendenti”.